REFORMA A LA LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES EN MATERIA DE ASAMBLEAS Y REUNIONES TELEMÁTICAS

Con el fin de modernizar las disposiciones de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), ajustándola de esta manera a la tecnología y medios de comunicación actuales, es que se modifica la citada Ley para contemplar expresamente la posibilidad de celebrar asambleas de accionistas o sesiones de los órganos administrativos de las distintas personas jurídicas del ámbito mercantil por medio telemáticos, es decir, mediante el uso de cualquier tipo de medio tecnológico o de comunicación, por lo que no se limita el uso de la tecnología a un determinado medio, sino que puede ser cualquiera, y con ello se deja abierta la posibilidad que válidamente se utilice cualquier otro medio que en el futuro se desarrolle y que actualmente se desconoce.

Esta reforma a la LGSM se publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el día 20 de octubre de 2023, entrando en vigor al día siguiente al de su publicación, es decir, a partir del 21 de octubre de 2023.

A continuación se comenta lo regulado en el decreto de reforma respectivo:

I. REGLAS PARA CELEBRAR ASAMBLEAS DE LAS SOCIEDADES REGULADAS POR LA LGSM

Se adiciona la fracción XIV al artículo 6 de la LGSM para establecer que la escritura o póliza de la sociedad debe contener “Las reglas para la celebración de las Asambleas de Socios y de los órganos de administración, siendo que los estatutos podrán contemplar que unas y otras podrán celebrarse de forma presencial o mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, que permitan la participación de la totalidad o una parte de los asistentes por dichos medios en la asamblea o junta de que se trate, siempre y cuando la participación sea simultánea y se permita la interacción en las deliberaciones de una forma funcionalmente equivalente a la reunión presencial. En todo caso, sean presenciales o mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en todas las Asambleas de Socios y de los órganos de administración se deberá contar con mecanismos o medidas que permitan el acceso, la acreditación de la identidad de los asistentes, así como, en su caso, del sentido de su voto, y se genere la evidencia correspondiente”.

De lo anterior es posible establecer que en el contrato social de la sociedad de que se trate se debe señalar las reglas para celebrar asambleas de socios, así como cualquier reunión o asamblea de los órganos de administración, sea el famoso Consejo de Administración o cualquier otro órgano que tenga funciones similares.

En estas reglas se debe precisar que tales asambleas y reuniones pueden celebrarse de manera presencial o mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre que estos medios permitan lo siguiente:

a) La participación de la totalidad o una parte de los asistentes por dichos medios en la asamblea o junta de que se trate.

b) Que la participación sea simultánea y se permita la interacción en las deliberaciones de una forma funcionalmente equivalente a la reunión presencial.

c) Que se cuente con mecanismos o medidas que permitan el acceso, la acreditación de la identidad de los asistentes, así como, en su caso, del sentido de su voto, y se genere la evidencia correspondiente.

De acuerdo a esto, cada sociedad tiene la libertad de utilizar el medio tecnológico que mejor le convenga para realizar sus asambleas de socios o las sesiones de los órganos administrativos, siempre que dicho medio permita llevar a cabo la asamblea o reunión de la misma manera que una presencial.

II. SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

Relacionado con lo anterior, podemos encontrar disposiciones aplicables directamente a la sociedad de responsabilidad limitada, y así se adiciona un segundo párrafo al artículo 75 de la LGSM para establecer que “las resoluciones de los gerentes podrán tomarse mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología si así lo establecen los estatutos sociales”.

Mientras que se adiciona un tercer párrafo al artículo 82 de la LGSM, para señalar que “Si así lo establecen los estatutos, las asambleas se podrán llevar a cabo mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología a fin de que la totalidad de los participantes en la asamblea o una parte de ellos pueda asistir”.

Por lo que nuevamente encontramos que el uso de los medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología deben estar contemplados en los estatutos sociales de la sociedad de responsabilidad limitada.

LUGAR DE REUNIÓN DE LAS ASAMBLEAS

De manera tradicional el lugar de reunión para celebrar asamblea en una sociedad de responsabilidad limitada lo constituye el domicilio social de la sociedad, ya que así lo impone el artículo 80 de la LGSM, pero ahora se adiciona este precepto para establecer que no se entenderá que una asamblea se realiza fuera del domicilio social por el sólo hecho de utilizarse medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.

Adicionalmente, los socios podrán celebrar asambleas fuera del domicilio social, siempre y cuando la totalidad de los socios lo aprueben y adicionalmente exista la posibilidad de utilizar medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Para dichas asambleas, en este caso, se deberá señalar en el acta de asamblea, el domicilio en el cual se llevó a cabo la asamblea respectiva.

Por lo que sin problema alguno la asamblea podrá realizarse en cualquier lugar que apruebe la totalidad de los socios, siempre que exista la posibilidad de utilizar medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, para cubrir el caso de que alguien que finalmente no pueda asistir personalmente, pueda participar a través de dichos medios.

CONVOCATORIAS A ASAMBLEA

Se modifica el artículo 81 de la LGSM en relación al procedimiento para realizar las convocatorias a asamblea de socios en una sociedad de responsabilidad limitada, de tal forma que ahora las convocatorias se harán por medio de la publicación de un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía conforme a lo dispuesto en el artículo 50 Bis del Código de Comercio, debiendo contener la orden del día y estar firmadas por quien las realiza y se publicarán con la anticipación que fijen los estatutos o en su defecto, con ocho días de anticipación a la celebración de la asamblea.

Recordemos que hasta antes de esta reforma, para este tipo de sociedades se contemplaba que salvo pacto en contrario, la convocatoria se haría a través de una carta certificada con acuse de recibo.

No obstante lo anterior, conforme al Artículo Tercero Transitorio del decreto de reforma en comento, esta disposición entrará en vigor en un plazo de 6 meses contados a partir de su publicación en el DOF, por lo que entonces entraría en vigor el 20 de abril de 2024.

Mientras que en el Artículo Cuarto Transitorio del mencionado decreto de reforma, se precisa que las sociedades constituidas antes de la entrada en vigor de esta reforma, es decir, todas aquellas sociedades de responsabilidad limitada que se constituyan antes del 20 de abril de 2024, deberán cumplir a partir de esta fecha con publicar la convocatoria a asamblea en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía, independientemente de que sus estatutos contemplen que se realizarán por otro medio.

III. SOCIEDAD ANÓNIMA

En lo que se refiere a la sociedad anónima, podemos encontrar que se adiciona un tercer párrafo al artículo 178 de la LGSM para establecer que “….en los estatutos se podrá prever asimismo que las asambleas de accionistas se puedan llevar a cabo mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, tal y como si se tratara de asambleas de accionistas presenciales, pudiendo darse la participación de parte o todos los asistentes presencialmente o por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología teniendo la misma validez unas y otras”.

Por lo que en armonía con las anteriores disposiciones ya comentadas, en los estatutos de la sociedad anónima se deberá contemplar de manera expresa que las asambleas de accionistas se puedan llevar a cabo mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, pudiendo participar a través de estos medios todos o sólo parte de los accionistas de la sociedad.

LUGAR DE REUNIÓN DE LAS ASAMBLEAS

En el artículo 179 de la LGSM se contempla la nulidad de las asambleas realizadas fuera del domicilio social, sin embargo, ahora se adiciona dicho precepto para establecer que no se entenderá que una Asamblea de Accionistas se realiza fuera del domicilio social por el sólo hecho de utilizarse medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.

Asimismo, sin necesidad de existir caso fortuito o fuerza mayor, los accionistas podrán celebrar asambleas fuera del domicilio social, siempre y cuando la totalidad de los accionistas lo aprueben y adicionalmente exista la posibilidad de utilizar medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología para dichas asambleas, en este caso, se deberá señalar en el acta de asamblea, el domicilio en el cual se llevó a cabo la asamblea respectiva.

Por lo que en una sociedad anónima la asamblea de accionistas podrá realizarse en cualquier lugar que apruebe la totalidad de los socios, aunque no se trate del domicilio social, sin que esto ocasione la nulidad de la misma, siempre que exista la posibilidad de utilizar medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, para cubrir el caso de que alguien que finalmente no pueda asistir personalmente, pueda participar a través de dichos medios.

CONVOCATORIAS A ASAMBLEA

En cuanto al procedimiento de convocatoria a asamblea de la sociedad anónima, esta no sufre modificación alguna ya que se mantiene la obligación de que la convocatoria para las asambleas generales debe hacerse por medio de la publicación de un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía con la anticipación que fijen los estatutos, o en su defecto, quince días antes de la fecha señalada para la reunión.

La modificación al artículo 186 de la LGSM que regula lo anterior, estriba en que ahora durante todo ese tiempo entre la convocatoria a asamblea y la fecha de la misma, se pondrá a disposición de los accionistas el informe anual correspondiente que se contempla en el artículo 172 de la citada ley, no sólo en las oficinas de la sociedad, sino que también podrá estar disponible en el medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología que se determine para tal efecto en los estatutos de la sociedad.

ACTAS DE ASAMBLEA

Conforme al artículo 194 de la LGSM, las actas de las Asambleas Generales de Accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran.

La reforma a este precepto contempla que la firma de tales actas se realice ya sea con firma autógrafa o electrónica, es decir, ya regula que aquellos accionistas que asistieron a la asamblea a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología firmen el acta de asamblea utilizando la firma electrónica.

IV. SESIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Se adiciona un quinto párrafo al artículo 143 de la LGSM para establecer que “….en los estatutos se podrá prever que las sesiones del consejo de administración se puedan llevar a cabo mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, tal y como si se tratara de sesiones del Consejo presenciales, pudiendo darse la participación de parte o todos los asistentes presencialmente o por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología teniendo la misma validez unas y otras”.

Por lo que al igual en el caso de las asambleas de socios o accionistas, también se regula que las sesiones que realice el consejo de administración se puedan llevar a cabo a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre que esto se contemple en los estatutos de la sociedad.

CONCLUSIONES

La posibilidad de llevar a cabo asambleas de socios o accionistas, así como sesiones de los órganos de administración de la sociedad, utilizando medios electrónicos, ópticos y de cualquier otra tecnología, está supeditado al hecho de que esto se contemple en los estatutos de la sociedad de que se trate, por lo que es necesario modificar éstos para incorporar las disposiciones ya comentadas, ya que si solamente se llevan a cabo tales asambleas o sesiones por estos medios, sin que en los estatutos se contemple tal posibilidad, ocasionaría que las asambleas fueran nulas, ya que lo regulado en las disposiciones comentadas no constituye una obligación de tipo legal, en donde bastaría lo señalado en la ley, sino que sólo representa una opción o alternativa que requiere ser incorporado en los estatutos para adquirir la fuerza legal correspondiente.

Asimismo, es conveniente hacer notar lo flexible de las disposiciones comentadas ya que no hay rigidez en cuanto a los medios telemáticos a utilizar, o en cómo se deben usar, sino que cada sociedad podrá implementar sus propias reglas y usar los medios telemáticos que crea mas conveniente, siempre que se respeten los mismos principios aplicables para una asamblea o sesión celebrada de manera presencial, en cuanto a la convocatoria, el quórum requerido, derecho a deliberar, a votar, etc. y que el medio telemático utilizado permita las mismas condiciones a todos los participantes, en cuanto a participar de manera simultánea e interactiva con los demás participantes, como en el caso de una presencial, así como que se tenga la certeza de la identidad de los participantes y del sentido del voto que expresen, en su caso.

Por lo tanto, las sociedades que se constituyan con posterioridad a esta reforma deben incluir en sus estatutos las disposiciones que ahora se adicionaron a la LGSM en relación al uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, mientras que las sociedades que ya existían antes de esta reforma, deben modificar sus estatutos para incorporarlas, y de esta forma puedan llevar a cabo asambleas de socios o accionistas, así como sesiones de sus órganos de administración, a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.

Para ello será necesario celebrar asamblea extraordinaria de socios o accionistas en donde se acuerde modificar los estatutos para incluir en ellos la posibilidad de celebrar asambleas de socios o accionistas, así como las sesiones de los órganos de administración, mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier tecnología.

Como se señaló, lo anterior no constituye una obligación, por lo que si no se incluye en los estatutos las disposiciones que permitan el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, para celebrar las asambleas de socios o accionistas, así como las sesiones de los órganos de administración, pues entonces estas deberán seguir celebrándose únicamente a través del medio tradicional, es decir, en reuniones presenciales.